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3.项目文件的形成、收集与整理

3.1.项目前期文件、管理性文件应符合国家有关法律法规、相关行业的规定；工程技术文件应符合国家、行业有关技术规范和标准的规定。

3.2.文件应格式规范、内容准确、清晰整洁、编号规范、签字及盖章手续完备并满足耐久性要求。归档文件应为原件，因故用复制件归档时，应加盖复制件原件存放部门印章或档案证明章，确保复制件内容与原件一致并具有同等效力。

3.3.项目文件在办理完毕后应及时收集齐全，并进行预立卷，经整理后按要求归档。

3.4.重要活动及事件、原始地形地貌、建设过程中的工程形象进度、隐蔽工程、关键节点工序、重要部位、地质及施工缺陷处理、工程质量、安全事故、重要芯样等应形成照片和音视频文件，照片归档范围执行，音视频文件归档范围执行《声像档案管理细则》中的工程项目声像文件部分。

3.5.项目文件应由文件形成单位进行整理。整理工作包括项目文件价值鉴定、分类、组卷、装订、编目等内容。依据《建设项目文件归档范围、保管期限表》鉴定其是否归档，确定其保管期限；分类应符合《企业档案分类表》规定；组卷、装订、卷盒规格及制成材料、编目等应符合Gb/t的要求；照片的整理应符合Gb/t1182的规定；录音录像的整理应符合Gb/t7309、Gb/t的规定。

3.6.竣工图的编制要求

工程竣工时，设计单位或施工单位应按合同约定编制竣工图。

3.6.1.竣工图由设计单位编制的，应符合下列规定：

1）应重新绘制全套图纸。

2）新绘制的图纸卷册编号和图纸流水号、图纸图标同原施工图，其中“设计阶段”栏由“施工图设计”改为“竣工图编制”，相应代字由“S”改为“Z”。

3）应在卷册说明、图纸目录和竣工图上逐张加盖监理单位相关责任人审核签字的竣工图审核章。

3.6.2.竣工图由施工单位编制的，应符合下列规定：

1）按施工图施工没有变更的，在未使用过的施工图上逐张加盖监理单位和和施工单位相关责任人审核签字的竣工图章，直接将施工图转化为竣工图。不得使用复印的白图编制竣工图。

2）凡一般性图纸变更且能在原施工图上修改补充的，可直接在未使用过的原施工图上修改，并加盖监理单位和施工单位相关责任人审核签字的竣工图章，将修改后的施工图转化为竣工图。在修改处应注明修改依据文件的名称、编号和条款号，无法用图形、数据表达清楚的，应在图纸图标附近用文字说明。

3）有下述情形之一的均应重新绘制竣工图：

涉及结构形式、工艺、平面布置、项目等重大改变；

图面变更面积超过20％；

合同约定对所有变更均需重绘或变更超过合同约定比例。

4）施工单位重新绘制的竣工图，图纸图标中图纸编号同原施工图，“设计阶段”栏由“施工图设计”改为“竣工图编制”，相应代字由“S”改为“Z”。同时，图纸图标中还应包含施工单位名称、图纸名称、编制人、审核人、图号、比例尺、编制日期等标识项，并逐张加盖监理单位相关责任人审核签字的竣工图审核章。